Na podstawie art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tj Dz.U. z 2003 Nr 15 poz. 148) zarządzam, co następuje:
§ 1
1. Kontrola finansowa jest elementem zarządzania gospodarką finansową gminy, jej przedmiotem są w szczególności procesy związane z gromadzeniem i wykorzystaniem środków oraz gospodarowaniem mieniem gminy. Procesy te obejmują działania polegające na przygotowaniu operacji, dotyczących pobierania i wydatkowania środków (planowanie finansowe), ich realizację, ewidencję oraz sprawozdawczość finansową.
2. Kontrola to ogół czynności, podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym (wykonaniem), a stanem obowiązującym, pożądanym (wyznaczeniem). Pożądany stan gospodarki finansowej wynika z przepisów prawa ogólnie stanowionego oraz przepisów wewnętrznych tj. uchwał Rady Miejskiej oraz zarządzeń Burmistrza, a także przyjętych planów finansowych. Przeprowadzenie kontroli operacji związanych z gromadzeniem środków gminy oraz dysponowaniem nimi ma na celu:
a) zapewnienie zgodnego z prawem pobierania należnych środków w wysokości oraz terminach zgodnych z przepisami i stanem faktycznym,
b) zapewnienie ponoszenia wydatków w sposób celowy i oszczędny,
c) zapobieganie i wykrywanie defraudacji,
d) zabezpieczenie mienia gminy przed utratą i zniszczeniem.
§ 2
1. Przedmiotem kontroli jest ocena stanu faktycznego na podstawie następujących kryteriów:
a) zgodności z prawem,
b) zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym,
c) celowości,
d) gospodarności,
2. Stosowanie kryterium zgodności z prawem polega na badaniu czy kontrolowana jednostka prowadzi działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa..
3. Kryterium rzetelności wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dowody księgowe będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych, są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania i zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednie służby oraz czy stosowane w jednostce zasady rachunkowości zapewniają rzetelne, jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
4. Stosowanie kryterium celowości polega na badaniu czy działalność jednostki jest zgodna
z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności.
5. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.
§ 3
Kontrola finansowa obejmuje:
1. Zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków
2. Badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym:
a) pobierania i gromadzenia środków publicznych
b) zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych
c) udzielania zamówień publicznych
d) zwrotu środków publicznych.
§ 4
W gminie kontrolę wewnętrzną wykonują następujące podmioty:
1) rada miejska i komisje działające w jej imieniu w szczególności zaś komisja rewizyjna, która jest uprawniona do kontroli Burmistrza oraz jednostek organizacyjnych gminy,
2) Burmistrz, który jest zobowiązany do kontroli podległych i nadzorowanych jednostek
w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz do przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków oraz objąć kontrolą w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych,
3) kierownicy jednostek organizacyjnych, którzy są odpowiedzialni za całość gospodarki finansowej zwłaszcza za wykonywanie określonych ustawą o finansach publicznych obowiązków w zakresie kontroli finansowej,
4) główni księgowi jednostek organizacyjnych - odpowiedzialnych za prowadzenie rachunkowości jednostki i wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, a także dokonywanie wstępnej kontroli w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz w zakresie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
5) kierownicy komórek organizacyjnych jednostki odpowiadających za prawidłowe wykonywanie powierzonych im zadań .
§ 5
Ustala się następujące procedury kontroli finansowej
1) pobierania i gromadzenia środków publicznych
2) nadzoru w zakresie wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań
3) gospodarowania mieniem
4) sporządzania obiegu i kontroli dowodów księgowych, która zawiera procedury kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
5) przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,
6) udzielania zamówień publicznych,
7) kasowej,
8) zakładowy plan kont
Wyróżnia się następujące typy środków kontroli:
1. W zakresie organizacji schemat organizacyjny (stanowiący załącznik do niniejszej instrukcji), który definiuje i przydziela obowiązki oraz ustala hierarchię służbową z elementami kontroli funkcjonalnej.
2. W zakresie podziału obowiązków jako podstawowego środka kontroli zgodnie z zasadą, że jedna i ta sama osoba nie może jednocześnie wykonywać, rejestrować oraz kontrolować wykonanie zadania.
3. W zakresie upoważnień i akceptacji. Wszystkie operacje wymagają upoważnienia lub akceptacji osoby odpowiedzialnej. Z treści udzielanych upoważnień i powierzeń powinno jasno wynikać jakich operacji one dotyczą oraz w jakiej sytuacji mogą być podejmowane. Upoważnienia i powierzenia mają charakter imienny i nie mogą być cedowane na inną osobę.
4. W zakresie gospodarowania majątkiem - przeprowadzenie okresowych inwentaryzacji składników majątkowych.
5. W zakresie systemów rachunkowych i księgowych, stosowane w systemie ewidencji księgowej i mają na celu sprawdzenie przez upoważnione osoby pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, czy zostały prawidłowo opisane i czy wszystkie zostały ujęte w ewidencji księgowej zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
6. W zakresie nadzoru - kontrola, czy przestrzegane są normy prawne oraz wydawane zarządzenie, czy należycie chronione jest mienie jednostki, czy prawidłowo są gromadzone i wykorzystywane środki gminy.
§ 7
1. Główny księgowy budżetu Skarbnik gminy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonuje wstępnej kontroli kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
2. Dowodem dokonania kontroli wstępnej jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.
3. Złożenie podpisu przez głównego księgowego Skarbnika gminy na dokumencie obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, że:
a) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
b) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,
c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym i harmonogramem dochodów i wydatków w jednostce , posiada środki finansowe na ich pokrycie.
4. Główny księgowy Skarbnik gminy w razie ujawnienia nieprawidłowości zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach zawiadamia pisemnie Burmistrza, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji, albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
§ 8
Procedury kontroli finansowej, o których mowa w § 5 zostaną ustalone w formie oddzielnych zarządzeń Burmistrza.
§ 9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.